Zapytanie ofertowe – zapewnienie sceny i infrastruktury technicznej 10. FDJ

ZAPYTANIE OFERTOWE
Zamawiający:
Wałeckie Centrum Kultury
Plac Zesłańców Sybiru 3
78-600 Wałcz
NIP 765-000-68-96

Zadanie pn.: „Zapewnienie sceny i infrastruktury technicznej na potrzeby 10. Festiwalu Dwóch Jezior – 10–12 lipca 2026 r.”

I. Opis przedmiotu zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest kompleksowe zapewnienie sceny wraz z infrastrukturą techniczną oraz obsługą techniczną wydarzenia organizowanego przez Wałeckie Centrum Kultury w dniach 10–12 lipca 2026 r. w Wałczu, zgodnie ze specyfikacją techniczną oraz riderami technicznymi artystów występujących podczas 10. Festiwalu Dwóch Jezior, stanowiącymi załączniki do niniejszego zapytania ofertowego.

Zakres zamówienia obejmuje w szczególności:

• zapewnienie, transport, montaż i demontaż zadaszonej sceny;
• zapewnienie kompletnego systemu nagłośnienia;
• zapewnienie kompletnego systemu oświetlenia scenicznego;
• zapewnienie konstrukcji, podestów, okablowania, przyłączy oraz pozostałej infrastruktury scenicznej;
• zapewnienie urządzeń i infrastruktury multimedialnej, jeżeli wynika to z riderów technicznych;
• zapewnienie sprzętu zgodnego z wymaganiami określonymi w riderach technicznych artystów i specyfikacji technicznej;
• zapewnienie wykwalifikowanej obsługi technicznej niezbędnej do montażu, prób, realizacji koncertów i demontażu;
• współpracę z realizatorami i ekipami technicznymi artystów oraz przedstawicielami Zamawiającego.
  
  
  

Wykonawca zobowiązany jest do zapoznania się ze wszystkimi riderami technicznymi stanowiącymi załączniki do zapytania ofertowego i uwzględnienia ich wymagań przy sporządzaniu oferty.

W przypadku zastosowania sprzętu lub rozwiązania równoważnego Wykonawca zobowiązany jest zapewnić parametry techniczne nie gorsze niż określone w riderach oraz – jeżeli jest to wymagane – uzyskać akceptację przedstawiciela technicznego danego artysty.

1. Termin realizacji zamówienia: 10–12 lipca 2026 r., z uwzględnieniem czasu niezbędnego na wcześniejszy montaż infrastruktury, odbiór techniczny oraz próby, zgodnie z harmonogramem uzgodnionym z Zamawiającym.

2. Warunki płatności: do 14 dni od dnia doręczenia Zamawiającemu prawidłowo wystawionej faktury, po prawidłowym wykonaniu przedmiotu umowy.

3. Sposób przygotowania oferty oraz miejsce i termin składania ofert:

• Każdy Wykonawca ma prawo złożyć tylko jedną ofertę w niniejszym postępowaniu. Nie dopuszcza się składania ofert wariantowych.
• Ofertę należy złożyć w języku polskim w formie elektronicznej na adres: organizacja@wckwalcz.pl.
• Oferty niespełniające wymagań określonych w niniejszym zapytaniu mogą zostać odrzucone.

4. Oferta oraz dokumenty sporządzone przez Wykonawcę muszą być podpisane przez osobę lub osoby uprawnione do reprezentowania Wykonawcy albo należycie umocowanego pełnomocnika.

5. W przypadku reprezentowania Wykonawcy przez pełnomocnika do oferty należy załączyć dokument potwierdzający umocowanie do reprezentowania Wykonawcy.

II. W postępowaniu mogą wziąć udział Wykonawcy, którzy spełniają następujące warunki
A. Dysponowanie odpowiednim potencjałem technicznym oraz zasobami do wykonania zamówienia
Zamawiający uzna, że Wykonawca spełnia warunek udziału w postępowaniu, jeżeli wykaże, iż:

• dysponuje zadaszoną sceną spełniającą wymagania określone w specyfikacji technicznej oraz riderach technicznych artystów;
• posiada wymaganą dokumentację techniczną dotyczącą oferowanej sceny i zastosowanych konstrukcji, w szczególności wymagane prawem atesty, certyfikaty, aktualne przeglądy oraz dokumenty potwierdzające możliwość bezpiecznego użytkowania konstrukcji;
• posiada dokumentację i klasyfikację ogniową materiałów zastosowanych w zadaszeniu, osłonach oraz podestach – jeżeli jest wymagana;
• zapewni odpowiedni rodzaj i ilość sprzętu nagłośnieniowego, oświetleniowego, scenicznego oraz pozostałego wyposażenia zgodnie z riderami technicznymi i specyfikacją techniczną;
• dysponuje personelem posiadającym wiedzę, doświadczenie oraz wymagane uprawnienia do obsługi urządzeń i konstrukcji wykorzystywanych podczas realizacji zamówienia.

B. Doświadczenie
Zamawiający uzna, że Wykonawca posiada odpowiednie doświadczenie, jeżeli wykaże, że w okresie ostatnich 3 lat przed terminem składania ofert należycie zrealizował co najmniej dwie kompleksowe obsługi techniczne plenerowych koncertów, festiwali lub porównywalnych wydarzeń muzycznych, obejmujące co najmniej zapewnienie sceny, nagłośnienia i oświetlenia.

Wykonawca wskaże w ofercie nazwę wydarzenia, termin realizacji, podmiot, na rzecz którego wykonano usługę, oraz zakres wykonanej usługi.

C. Sytuacja ekonomiczna i finansowa
Zamawiający uzna, że Wykonawca spełnia warunek udziału w postępowaniu, jeżeli:

• posiada ważne ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej z tytułu prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na sumę gwarancyjną nie mniejszą niż 1.000.000,00 zł;
• w stosunku do Wykonawcy nie otwarto likwidacji ani nie ogłoszono jego upadłości.
  
  

III. Dokumenty wymagane wraz z ofertą
Ocena spełnienia warunków udziału w postępowaniu nastąpi na podstawie dokumentów i oświadczeń złożonych przez Wykonawcę.

Do oferty należy dołączyć:

a) wykaz wykonanych usług potwierdzający spełnienie warunku doświadczenia;
b) dokument potwierdzający posiadanie wymaganego ubezpieczenia OC;
c) oświadczenie o dysponowaniu potencjałem technicznym i osobowym umożliwiającym realizację zamówienia zgodnie ze specyfikacją i riderami technicznymi;
d) oświadczenie o zapoznaniu się ze specyfikacją techniczną i riderami oraz uwzględnieniu ich wymagań w zaoferowanej cenie;
e) pełnomocnictwo – jeżeli ofertę podpisuje osoba niewskazana jako uprawniona do reprezentacji Wykonawcy.

Termin składania ofert: do dnia 15.05.2026 r. do godz. 23:59.

Oferty otrzymane po terminie nie będą rozpatrywane.

IV. Kryteria i sposób oceny ofert
Kryterium wyboru najkorzystniejszej oferty jest cena brutto za wykonanie całości przedmiotu zamówienia.

Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta zawierająca najniższą cenę brutto spośród ofert spełniających wszystkie wymagania określone w niniejszym zapytaniu ofertowym.

1. Ocena spełnienia warunków udziału i zgodności oferty z wymaganiami Zamawiającego
Zamawiający sprawdzi w szczególności:

• zgodność oferowanej sceny, sprzętu i infrastruktury technicznej ze specyfikacją oraz riderami technicznymi artystów;
• dysponowanie wymaganym potencjałem technicznym i osobowym;
• posiadanie wymaganej dokumentacji technicznej;
• spełnienie warunku dotyczącego doświadczenia;
• posiadanie wymaganego ubezpieczenia OC;
• kompletność wymaganych dokumentów i oświadczeń.

Ocena ma charakter „spełnia / nie spełnia”.

2. Wybór najkorzystniejszej oferty
Spośród ofert spełniających wszystkie wymagania Zamawiającego wybrana zostanie oferta zawierająca najniższą cenę brutto.

Cena musi obejmować wszystkie koszty niezbędne do prawidłowego wykonania zamówienia, w szczególności koszty sprzętu, sceny, konstrukcji, transportu, montażu, demontażu, obsługi technicznej oraz pozostałych elementów wynikających ze specyfikacji i riderów.

Zamawiający dopuszcza możliwość wezwania Wykonawcy do wyjaśnienia treści oferty, uzupełnienia dokumentów lub poprawienia oczywistych omyłek pisarskich i rachunkowych, o ile nie prowadzi to do istotnej zmiany treści oferty.

W przypadku braku wyjaśnień lub uzupełnień w wyznaczonym terminie oferta może zostać odrzucona.

Jeżeli cena najkorzystniejszej oferty przekroczy kwotę przeznaczoną na realizację zamówienia, Zamawiający może zwiększyć tę kwotę albo unieważnić postępowanie.

Umowa zostanie zawarta w formie pisemnej.

Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania zgodnie z Regulaminem udzielania zamówień publicznych obowiązującym w Wałeckim Centrum Kultury.

Osoba uprawniona do kontaktów z Wykonawcami:
Malwina Babiracka
tel. 517 307 704
e-mail: organizacja@wckwalcz.pl

V. Załączniki
Formularz oferty
Ridery techniczne artystów występujących podczas 10. Festiwalu Dwóch Jezior